1. Planowanie wstecz od dnia, w którym towar ma być w sklepie
Każde zamówienie przechodzi ten sam łańcuch: oferta, projekt, akceptacja próbki lub wizualizacji, produkcja, inspekcja, transport, odprawa celna i dostawa. Przy standardowym produkcie katalogowym łańcuch jest krótki. Przy torbach lub pudełkach z logo trzeba doliczyć czas na sprawdzenie projektu, a gdy liczy się kolor – na próbkę przedprodukcyjną.
Zasadniczo należy liczyć około 8–12 tygodni od zamówienia do magazynu klienta: 25–45 dni produkcji i 25–45 dni transportu koleją lub morzem, plus dostawa do klienta. Przy pierwszym zamówieniu z nowym projektem warto dodać zapas. Na stronie Jak to działa pokazujemy każdy etap.
2. Przerwa w fabrykach na przełomie stycznia i lutego
Produkcja staje na 3–5 tygodni na przełomie stycznia i lutego, a przez kilka dni przed i po fabryki pracują wolniej. W tygodniach przed przerwą brakuje miejsca w transporcie. Wynikają z tego dwie rzeczy:
- zamówienia na kolekcję wiosenną i Wielkanoc należy potwierdzić do początku grudnia;
- zamówienie złożone w połowie stycznia zwykle wchodzi do produkcji dopiero w marcu.
Jeśli otwarcie sklepu wypada w marcu lub kwietniu, przerwę trzeba traktować jak nieprzesuwalną ścianę w kalendarzu.
3. Boże Narodzenie: szczyt sezonu opakowań
Boże Narodzenie to najgorętszy sezon dla toreb papierowych, pudełek prezentowych, wstążek, bibuły i woreczków ze sznurkiem. Świąteczne opakowania z nadrukiem należy zamówić do końca sierpnia–września. Późniejsze zamówienia sprawdzą się jeszcze przy produktach katalogowych bez nadruku, ale w październiku brakuje mocy fabryk i miejsca w transporcie.
Praktyczny harmonogram dla sklepu lub sieci:
- czerwiec–lipiec: zużycie toreb i pudełek z zeszłego roku w każdym rozmiarze, wybór rozmiarów i wykończeń;
- lipiec–sierpień: przesłanie projektu, akceptacja wizualizacji i próbki;
- koniec sierpnia–wrzesień: potwierdzenie zamówienia i wpłata zaliczki;
- październik–listopad: towar dociera i jest rozdzielany do sklepów.
Przy sprzedaży przez cały grudzień warto zamówić tyle, by wystarczyło też na styczniowe wyprzedaże. Drugi nakład w grudniu rzadko zdąży dotrzeć.
4. Black Friday i Walentynki
Sprzedawcy internetowi potrzebują na Black Friday pod koniec listopada pudełek wysyłkowych, kopert foliowych PE, bibuły i etykiet termicznych. Termin zamówienia jest taki sam jak w przypadku opakowań świątecznych: koniec sierpnia–wrzesień dla produktów z nadrukiem.
Walentynki wypadają tuż po przerwie w fabrykach. Pudełka prezentowe, wstążki i pudełka na biżuterię na luty należy zamówić razem z nakładem świątecznym albo potwierdzić najpóźniej w listopadzie, aby opuściły fabrykę przed przerwą.
5. Otwarcia i modernizacje sklepów
Otwarcia i modernizacje odbywają się zwykle przed kolekcją wiosenną w marcu i jesienną we wrześniu. Lista wyposażenia obejmuje produkty o bardzo różnych terminach realizacji:
| Produkt | Co wyznacza termin realizacji |
|---|---|
| Katalogowe wieszaki, stojaki na informacje, klipsy na ceny | Tylko produkcja i transport |
| Regały gondolowe, regały drutowe, wózki paletowe | Waga, transport paletowy |
| Lustra i kasetony | Opakowanie ochronne i transport paletowy |
| Torby, pudełka i metki z nadrukiem | Akceptacja projektu i przygotowanie nadruku |
| Neony LED i litery przestrzenne 3D | Projekt, zdjęcie próbki i dokumenty |
Przy otwarciu w marcu listę należy potwierdzić w listopadzie, przy otwarciu we wrześniu – do czerwca. Na stronie Wyposażenie sklepu wyjaśniamy, jak pełna lista staje się jednym zamówieniem i jedną dostawą.
6. Targi i wydarzenia
Sezony targowe przypadają na wiosnę i jesień. Roll-upy, ścianki tekstylne, ścianki pop-up, lady promocyjne i flagi są na tyle lekkie, że przy bliskim terminie można je wysłać samolotem, ale nadruk i tak trzeba zaakceptować. Projekt na targi w marcu należy wysłać w grudniu, na targi we wrześniu lub październiku – do lipca.
Wystawcy często zapominają o drugim komplecie: zapasowym wydruku na baner, torbach na stelaże i zapasowej tkaninie na ściankę. Zamówione z pierwszym nakładem kosztują mniej niż późniejsze zamówienie ekspresowe.
7. Sezonowe POS dla marek
Marki, które ustawiają ekspozytory ladowe i podłogowe w sieciach handlowych, pracują według terminów planogramów sieci. Ekspozytory kartonowe są zwykle potrzebne w centrum dystrybucyjnym sieci kilka tygodni przed startem promocji. Ten etap trzeba uwzględnić w kalendarzu, a próbkę ekspozytora zaplanować wcześnie, bo sieć może zażądać zmian.
8. Przegląd dwunastu miesięcy
- Styczeń: plan listy na wiosenną modernizację; fabryki zamykają się na święta.
- Luty–marzec: produkcja rusza ponownie; zapytania o jesienne targi i modernizacje.
- Kwiecień–czerwiec: potwierdzenie jesiennych otwarć i modernizacji.
- Czerwiec–lipiec: rozmiary, projekty i próbki opakowań świątecznych.
- Sierpień–wrzesień: potwierdzenie opakowań na Boże Narodzenie, Black Friday i Walentynki.
- Październik–listopad: dostawy na szczyt sezonu; potwierdzenie wiosennych otwarć i targów.
- Grudzień: ostatnie potwierdzenia przed przerwą świąteczną.
9. Ilość na sezon
Najczęstszym błędem nie jest termin, lecz ilość. Opakowania z nadrukiem wycenia się według progów ilościowych, np. 500, 1000 lub 5000 sztuk, plus jednorazowy koszt przygotowania matryc, sit lub stempli do złocenia. Przejście na kolejny próg często obniża cenę jednostkową na tyle, że większy nakład kosztuje łącznie niewiele więcej. Przed wyborem warto sprawdzić trzy rzeczy:
- ile toreb lub pudełek każdy sklep zużył w zeszłym grudniu w każdym rozmiarze;
- czy projekt jest sezonowy, czy można go używać przez cały rok;
- ile miejsca do przechowywania mają naprawdę sklepy i magazyn.
Neutralny projekt z logo na papierze kraft lub białym można stosować przez cały rok, więc większa ilość jest bezpieczna. Nadruk świąteczny trzeba zużyć do stycznia, dlatego lepiej zamawiać bliżej rzeczywistego zużycia. Sieciom często opłaca się podzielić jeden nakład na kilka rozmiarów zamiast zamawiać jeden rozmiar w bardzo dużej ilości.
10. Zapas na domówienia
Torby, pudełka i metki kończą się szybciej niż wyposażenie. Warto ustalić poziom domówienia dla każdego rozmiaru i zamawiać opakowania z nadrukiem, gdy zapas spadnie do około dwóch–trzech miesięcy zużycia. Ponowne zamówienie z zaakceptowanym projektem idzie szybciej niż pierwsze, bo nie wymaga nowej próbki. Zaakceptowaną próbkę i plik do druku najlepiej trzymać w jednym miejscu, aby kolejne zamówienie złożyć krótkim e-mailem.
Jak pomagamy
Na podstawie terminów i listy DisplayiQ w ciągu 2 dni roboczych przygotowuje ofertę z terminami realizacji dla każdej pozycji – widać w niej, które produkty trzeba potwierdzić najpierw. Zapytanie o wycenę.
